Komplexe Sicherheitsprojekte erfolgreich begleiten – Projektsteuerung, Fachberatung und Dienstleisterkoordination für eine Großsparkasse
Ausgangssituation und Herausforderung
Im Zuge eines Neubezugs hatte eine Sparkasse die Aufgabe, Zutrittskontrolle, Einbruchmeldeanlage, Videoüberwachung und Fluchttürsteuerung neu aufzusetzen.
Das Vorhaben umfasste neben der technischen Umsetzung auch die vollständige organisatorische Vorbereitung: Anforderungsdefinition, Leistungsbeschreibungen, Vertragsgestaltung sowie die Einbindung interner Beteiligter aus IT-Sicherheit, Datenschutz und Betriebsrat.
Die Herausforderung lag weniger in der Technik selbst als in der strukturierten Steuerung einer Vielzahl paralleler Aufgaben, Entscheidungsprozesse und externer Dienstleister – bei gleichzeitiger Sicherstellung des operativen Betriebs ab Tag 1.
Unser Lösungsansatz
Die BANKBERATUNG übernahm die fachliche Begleitung und operative Steuerung des genannten Vorhabens von der Konzeptionsphase bis zum abgeschlossenen Rollout. Auf Basis einer strukturierten Business Analyse & Konzeption wurden Anforderungen erhoben, Leistungsbeschreibungen erarbeitet und Vertragsentwürfe geprüft sowie Verhandlungen begleitet. Die enge Abstimmung mit Kunden und Dienstleistern war dabei ebenso Teil der Rolle wie die Vorbereitung und Herbeiführung projektrelevanter Entscheidungen.
Im Rahmen des Projektmanagements wurden Bestellprozesse für Komponenten und Dienstleistungen koordiniert, die Gestaltung, Beschaffung, Mitarbeiterzuordnung, Produktion und Test der Zugangsmedien gesteuert sowie der zentrale Rollout organisiert. An rund 100 Standorten erhielten mehr als 4.000 Mitarbeitende ihre personalisierte Zutrittskarte – so dass alle erforderlichen Berechtigungen zum Starttermin vorlagen.
Die Umsetzung der Sicherheitstechnik – Einbruchmeldeanlagen, Videoüberwachung, Fluchttürsteuerung – wurde planerisch und steuerungsseitig begleitet. Zur Sicherstellung der Leistungsqualität gehörten Abnahmen, die strukturierte Mängelanalyse und -koordination sowie die Rückmeldung an alle Beteiligten (Prozess- & Qualitätsmanagement, Testmanagement).
Dienstanweisungen und Richtlinien wurden in Abstimmung mit Betriebsrat, IT-Sicherheit und Datenschutz überarbeitet; die begleitende Mitarbeiterkommunikation rund um die Kartenausgabe wurde strukturiert und umgesetzt (Change-Management).
Nach dem offiziellen Projektabschluss begleitete die BANKBERATUNG die Linienorganisation weiter – etwa bei der sicherheitstechnischen Planung neuer Standorte.
Unsere Rolle im Projekt
Die BANKBERATUNG übernahm zentrale fachliche und operative Aufgaben:
- Fachberatung & Anforderungsmanagement: Erhebung und Definition von Anforderungen und Leistungen, Prüfung von Vertragsentwürfen, Begleitung von Verhandlungen
- Fachberatung & Anforderungsmanagement: Erhebung und Definition von Anforderungen und Leistungen, Prüfung von Vertragsentwürfen, Begleitung von Verhandlungen
- Projektsteuerung: Planung, Koordination und Status-Reporting an Projekt- und Linienorganisation; Vorbereitung und Herbeiführung von Entscheidungen
- Projektsteuerung: Planung, Koordination und Status-Reporting an Projekt- und Linienorganisation; Vorbereitung und Herbeiführung von Entscheidungen
- Rollout-Koordination: Zentrale Steuerung der Produktion, Zuordnung und Ausgabe von mehr als 4.000 personalisierten Zutrittskarten an rund 100 Standorten
- Rollout-Koordination: Zentrale Steuerung der Produktion, Zuordnung und Ausgabe von mehr als 4.000 personalisierten Zutrittskarten an rund 100 Standorten
- Technische Begleitung: Planung und Steuerung der Umsetzung von Einbruchmeldeanlagen, Videoüberwachung und Fluchttürsteuerung; Abnahme, Mängelkoordination
- Technische Begleitung: Planung und Steuerung der Umsetzung von Einbruchmeldeanlagen, Videoüberwachung und Fluchttürsteuerung; Abnahme, Mängelkoordination
- Dienstleistersteuerung: Koordination und Abstimmung externer Errichter und Lieferanten
- Dienstleistersteuerung: Koordination und Abstimmung externer Errichter und Lieferanten
- Kommunikation & Dokumentation: Mitarbeiterkommunikation, Überarbeitung von Dienstanweisungen und Richtlinien in Abstimmung mit Betriebsrat, IT-Sicherheit und Datenschutz
- Kommunikation & Dokumentation: Mitarbeiterkommunikation, Überarbeitung von Dienstanweisungen und Richtlinien in Abstimmung mit Betriebsrat, IT-Sicherheit und Datenschutz
- Nachprojektbegleitung: Weiterführende Unterstützung der Linienorganisation, u. a. Planung der Sicherheitstechnik für neue Standorte
- Nachprojektbegleitung: Weiterführende Unterstützung der Linienorganisation, u. a. Planung der Sicherheitstechnik für neue Standorte
Ergebnis und Mehrwert für den Kunden
Die strukturierte Begleitung durch die BANKBERATUNG hat dazu beigetragen, ein komplexes, mehrdimensionales Vorhaben planmäßig umzusetzen. Alle Standorte und Mitarbeitenden waren zum Starttermin mit funktionsfähigen und personalisierten Zugangsmedien ausgestattet.
Sicherheitstechnische Systeme wurden abgenommen, Mängel strukturiert koordiniert und bearbeitet. Die überarbeiteten Richtlinien und die gezielte Mitarbeiterkommunikation unterstützten die Akzeptanz und Handlungssicherheit im laufenden Betrieb. Die Sparkasse verfügt damit über eine belastbare Grundlage, auf der sie ihr Sicherheitsmanagement strukturiert weiterentwickeln kann.
Schützen, steuern, absichern – Sicherheitsmanagement für Banken und Sparkassen weiterentwickeln
Zutrittskontrolle und Sicherheitstechnik sind keine rein technischen Vorhaben – sie erfordern strukturierte Fachberatung, klare Prozesse und eine verlässliche Koordination aller Beteiligten.
Die BANKBERATUNG unterstützt Finanzinstitute bei der Planung, Steuerung und Umsetzung solcher Vorhaben – von der Business Analyse über das Projektmanagement bis zur begleitenden Kommunikation und Organisationsentwicklung.
Sprechen Sie mit uns über Ihr Vorhaben!
Weitere Informationen finden Sie auch unter: https://www.bankberatung.com/it-risikomanagement-governance/