Projekt Management Office (PMO)
als Shared Service
Projekt Management Office (PMO) als Shared Service
Projekt (Management) Offices – teilweise auch als Projektbüros bezeichnet – sind in den meisten Unternehmen zwischenzeitlich unverzichtbar geworden. Banken oder Finanzdienstleister sind heute sehr projektaffin und haben sich häufig für die strukturierte Projektdurchführung eigene Standards gesetzt, die sich an bewährten Projektmanagementmethoden orientieren. Aber nur wenige sind mit dem erreichten Zustand zufrieden. Der Kern der Kritik ist häufig …
- Ausgeprägte Ineffizienz
- Hohe Intransparenz
- Mangelnde Flexibilität
- Unzureichende Agilität bzw. Reagibilität
- Nicht ausreichende Standardisierung
In Unternehmen ohne umfassendes Projektportfolio-Management, aber auch in kleineren Häusern entstehen oft projektindividuelle PMOs mit jeweils eigenen Standards, Prozessen und Reports. Diese definieren sich häufig eigene Vorgaben, die nicht immer mit den Unternehmensusancen im Einklang stehen. Die Folgen sind eine Vielfalt quantitativ und qualitativ unterschiedlicher Reportings und Dokumentationen für Management und Lenkungsgremien bis hin zur gesamten Projektdokumentation. Ergebnisse und Reports sind dadurch kaum miteinander vergleichbar. Einheitliche Kennzahlen für Auswertungen werden nicht erzeugt.
Der Aufbau, Erhalt und Weiterentwicklung einheitlicher Unternehmens-Standards für das Projekt Management Office kann sehr zeit- und kostenintensiv sein. Gehören die planerische und administrative Projektdurchführung wirklich zum Kerngeschäft von Finanzinstituten und stellen PMOs ein maßgebliches Alleinstellungsmerkmal dar? Oder kann das Projektmanagement durch Nutzung eines ausgelagerten PMO-Services die Chancen der Auslagerung ergreifen, um sich noch mehr auf das Wesentliche – nämlich den Projekterfolg – zu konzentrieren?
Die Möglichkeiten zum dezentralen Arbeiten unter Einhaltung gängiger Standards bilden die heutige Basis für den organisatorischen und technischen Rahmen für die Auslagerung eigener PMOs in ein Multi-PMO der BANKBERATUNG. Als Shared Service Center bieten wir Kunden an, einzelne oder mehrere Projekte an uns als zentrales Service Center oder neudeutsch – PMO as a Service – auszulagern.
Die Vorteile des Shared Service PMO der BANKBERATUNG bestehen aktuell aus drei Säulen:
Projekt Management Office
Dedizierte Unterstützung in Projekten durch:
- Personelle Unterstützung des PM
- Einbringen und umsetzen von PM-Kompetenz aus dem PMO
- Übernahme operativer Projekt Management Office Aufgaben wie bspw.:
- Planung
- Reporting
- Risikomanagement
- Projektcontrolling
- Qualitätssicherung
als Service
Center of Excellence
Entwicklung der PM-Methoden, -Organisation und -Fähigkeiten durch:
- Etablierung von Prozessen, Standards und Tools
- Aufbau und Verbreitung von Wissen und Kompetenz
- Coaching und Training der Projektteams
Individuelles Angebot
Portfolio-Management
Unterstützung im Portfolio-Management durch:
- Etablierung von Prozessen, Standards und Tools
- Aufbau und Verbreitung von Wissen und Kompetenz
- Coaching und Training der Projektteams
Individuelles Angebot
Dies bieten wir Ihnen nicht nur für klassische Projektansätze, sondern auch für agile oder hybride Projektmethoden. Auch wenn die PMO-Rolle in der agilen Lehre nicht 1:1 existiert, so können modifiziert auch dort Unterstützungsleistungen erfolgen: u.a. Überwachung des Fortschritts, Monitoring der agilen Rahmenbedingungen, Organisation von Dailys, Führen von Kanban-Boards, Unterstützung bei Sprintplanungen, Anlage/Auswertung der Tickets (z.B. in JIRA, MS Azure), oder das Führen projektbezogener Backlogs bis hin zur Vorbereitung oder Moderation der Reviews und Retrospektiven.
Die im externen Shared Service Center zu erbringenden Leistungen können dabei individuell auf Ihre Wünsche und Vorstellungen angepasst werden und gelten dann b.a.w. als Standard für alle Projekte, die Sie durch das BB Shared Service Center betreuen lassen möchten.
Durch Remote-Zugänge – analog mobiles Arbeiten von Mitarbeitern – bestehen i.d.R. bereits die technischen Möglichkeiten für den Zugriff auf Projektdaten und E-Mails. Und die Kommunikation via Telefon- oder Videokonferenzen (Teams, Skype, Webex, Zoom, GoToMeeting, etc.) ist heute ohnehin kaum noch wegzudenken.
Durch einheitliche und holistische Arbeitsergebnisse des Shared PMO werden normierte Ergebnistypen und Ergebnisdarstellungen produziert. Dadurch sind wesentliche projektrelevante Erkenntnisse und Handlungs- bzw. Entscheidungsbedarfe stets schnell zu erfassen, transparent und zwischen Projekten vergleichbar. Der Aufwand zur Infogewinnung für die Führungsfunktionen sinkt i.d.R. signifikant. Die einheitliche Projektdokumentation unterstützt Sie zudem auch bei der Einhaltung der geltenden regulatorischen Anforderungen an Banken und Finanzdienstleister.
Die Nutzung von PMO as a Service ist insbesondere interessant, wenn
- Interne Ressourcen für das PMO nicht verfügbar sind
- Schnell ein funktionierendes PMO aufzusetzen wäre
- Interne Ressourcen durch PMO-Aufgaben dauerhaft nicht voll ausgelastet werden können
- Keine bankinternen Projektstandards existieren oder diese uneinheitlich gelebt werden
- Kein umfassendes Projektportfolio Management vorhanden ist
- Keine Nutzung von Skaleneffekten durch Multi-PMO möglich sind
- …
Vertraulichkeit und Diskretion stellen die Basis der Zusammenarbeit dar. Datenschutz und auslagerungsrechtliche Anforderungen erfüllen wir genauso selbstverständlich wie das Bankgeheimnis. Gerne unterstützen wir Sie auch im Vorfeld im Kontext des Auslagerungsmanagements (DORA, KWG, MaRisk, etc.).
Sichern Sie sich unser praxiserprobtes Methoden-Know-how und partizipieren Sie von unseren umfangreichen Erfahrungen aus der Begleitung einer Vielzahl erfolgreicher Projekte. Das PMO as a Service der BANKBERATUNG gewährleistet eine hohe Qualität, bei größtmöglicher Flexibilität und Skalierbarkeit.
